Nacházíte se zde: Úvod Produkty a služby

Elektronická fakturace

Elektronická fakturace

Společnost ACTIVA umožňuje zasílání daňových dokladů (faktur) též v elektronické podobě ve formátu PDF a XML(ISDOC).

 

Využíváte již všechny výhody elektronické fakturace?


Elektronická fakturace je moderní, ekologický, jednoduchý a efektivní způsob předávání daňových dokladů.

Daňové doklady jsou zasílány e-mailem v oblíbeném formátu PDF a v XML formátu ve standardu ISDOC. Jedná se o moderní formu komunikace, opírající se o platné zákony České republiky.

Co vám tento způsob fakturace přinese?

  • moderní forma komunikace
  • snadná manipulace s doklady
  • přehlednost
  • okamžitá dohledatelnost daňových dokladů
  • rychlost
  • úspora místa na archivaci
  • zvýšená bezpečnost – zajištění dokladů elektronickým podpisem
  • plně v souladu se zákony ČR
  • výrazné šetření životního prostředí
  • zdarma dostupný software pro čtení dokladů
  • přímý import do Vašeho Informačního systému

 

Pro využívání všech výhod elektronických daňových dokladů ve formátu PDF a XML (ISDOC),  je nutné nejprve zaslat Váš souhlas.

Vyplněním a odesláním tohoto formuláře vyjadříte svůj souhlas se zasíláním a používáním elektronických daňových dokladů ve formátu PDF a XML (ISDOC). Zároveň již nebudete dostávat papírové daňové doklady. Šetříte tak životní prostředí.


 

Formulář můžete vyplnit on-line zde nebo si jej stáhněte do svého počítače a zašlete nám ho faxem.

 

Předem děkujeme za vaši spolupráci.

V případě jakýchkoliv dotazů je vám k dispozici naše účetní oddělení - tel.: 286 007 230 - 233

 

Podrobnější informace


Elektronická fakturace, v tomto případě ve formátu PDF a XML (ISDOC), je moderní, jednoduchý a efektivní způsob předávání daňových dokladů.

Naše společnost zasílá tyto doklady elektronickou poštou (e-mailem) a jsou podepsány elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu od certifikační autority České pošty s.p. - PostSignum QCA (dále jen PostSignum QCA).

Elektronická značka u daňového dokladu jednoznačně potvrzuje informaci o vystaviteli, tedy společnosti ACTIVA spol. s r.o. a znemožňuje jakoukoli neautorizovanou úpravu faktury po jejím vystavení.

Elektronickou značkou je podepsán pouze PDF a XML (ISDOC) dokument obsahující fakturu, nikoli celý e-mail s fakturou. Fakturu je tak možno spolu s elektronickou značkou (podpisem) archivovat odděleně bez doprovodného e-mailu.

 

Jak bude celý systém fungovat?

Velmi jednoduše. Po zanesení vašeho souhlasu do našeho systému již nebudete dostávat fakturu v papírové formě spolu se zbožím, ale e-mailem ve formátu PDF (což je něco jako obrázek). K otevření tohoto formátu není z vaší strany nutná žádná úprava a ani nepotřebujete žádný speciální software. Můžete se tedy sami rozhodnout, zda si ji vytisknete, případně v kolika kopiích, nebo uložíte v elektronickém formátu. Společně s fakturou v PDF formátu obsahuje e-mail také XML (ISDOC) formát faktury. Díky tomuto formátu máte nyní možnost importovat naše faktury přímo do Vašeho informačního systému.

Budou faktury podepsané?

Na základě novely zákona o DPH (zákon č. 502/2012 Sb.), platné od 1.1.2013, není nutné již pro faktury využívat speciální systémy pro elektronickou výměnu dat (EDI) a nemusí být opatřeny ani elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou.
Novela však zavádí nový pojem tzv. Auditní stopu - jedná se o jednoznačné prokázání toku zdanitelného plnění od vzniku zdrojového dokumentu (objednávka) až po jeho ukončení (faktura). Jinými slovy tedy o zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti dokladu.
Společnost ACTIVA bude tedy své doklady i nadále opatřovat elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu, která zaručuje původ a výstavce faktury a znemožňuju jakoukoliv neautorizovanou úpravu a bude tak usnaďnovat svým zákazníkům zajištovat věrohodnost, neporušenost a čitelnosti dokladu.

 

Co je elektronická značka?

Elektronická značka je po technické stránce přesně to samé co elektronický podpis, odlišná je ale právní stránka: zatímco elektronický podpis je vázán pouze na konkrétní fyzickou osobu, elektronickou značku mohou vytvářet i zařízení a aplikace a může být vázána i na právnickou osobu.
Elektronická značka je určena pro různé výstupy z informačních systémů, z fakturačních systémů nebo různých objednávkových systémů apod., kde se dokumentům přiděluje automaticky, bez zásahu konkrétních osob (to zajišťuje příslušný software).

Potřebuji pro příjem faktur od ACTIVY nějaký speciální software?

Pro otevření dokumentu ve formátu PDF potřebujete program Adobe Acrobat Reader (verze 8 a vyšší), který je k dispozici zdarma. Na mnoha počítačích je navíc instalován již od výrobce počítače. Stáhnout si jej můžete v české verzi.

Pokud se rozhodnete začít využívat formát XML (ISDOC), je potřeba nejdříve nastavit Váš informační systém, aby uměl tento formát zpracovat. XML je ve standardu ISDOC, což je formát elektronické fakturace v ČR, který definovala "Pracovní skupina pro Elektronické standardy výměny dat" sdružení SPIS a jeho popis si můžete stáhnout např. na http://isdoc.org/ nebo na http://www.isdoc.cz.

 

Jak poznám, že je faktura skutečně od ACTIVY?

Každá faktura (PDF a XML dokument) bude opatřena elektronickou značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném certifikační autoritou PostSignum QCA České pošty s.p. V Acrobat Readeru (verze 8 a vyšší) si toto u každého dokladu můžete ověřit kliknutím na ikonu "podpisy". Tato elektronická značka Vám dodá jistotu, že obdržená faktura byla skutečně vystavena a zaslána společností ACTIVA spol. s r.o.

 

Je to legální?

Ano. Námi vystavené faktury splňují požadavky zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty na vystavování daňových dokladů v elektronické podobě (§ 26, odst. 4) a jejich archivaci v elektronické podobě (§ 27, odst. 2) a jeho novelu zákon č. 502/2012 Sb. platný od 1.1.2013.

 

Proč to děláte?

Mezi hlavní výhody daňových dokladů v elektronické podobě patří např.:

  • jednoduchá manipulace s daňovým dokladem v elektronické podobě
  • jednoduchá archivace podepsaných souborů PDF a XML
  • zkrácení doby potřebné k doručení dokladu zákazníkovi
  • možnost elektronické archivace dokladů - úspora prostoru při archivaci
  • časová a finanční úspora
  • v případě XML jednoduchá možnost importu do IS

 

Společnost ACTIVA je ve svém oboru lídrem v zavádění moderních postupů a technologií. Snažíme se jít příkladem nejen konkurenci, ale i všem moderně a ekonomicky uvažujícím společnostem.